Durante muito tempo elas foram grandes aliadas do controle de processos nas construções. No entanto, elas não só foram ultrapassadas, como também se mostraram ser um grande risco. O fato é que uma planilha de gestão de obras pode induzir a erros e causar prejuízos graves.
Atualmente existem softwares, aplicativos e outras ferramentas tecnológicas mais eficientes, capazes de processar e armazenar as informações de maneira mais segura. Além disso, essas ferramentas ajudam a integrar melhor o trabalho dos colaboradores e geram relatórios precisos, que permitem ter mais controle sobre as atividades.
Se as tabelas tradicionais ainda são a sua preferência, continue a leitura deste post e confira 7 riscos principais de usar as planilhas de gestão de obras!
1. Baixo nível de controle
Por mais que hoje em dia as planilhas estejam bem mais modernas, elas ainda são limitadas a uma única interface. Ou seja, elas não fornecem uma visão completa de todos os processos e ações, o que prejudica o controle.
Se você tem uma planilha de custo e quantidade de materiais, por exemplo, dificilmente vai conseguir acompanhar quem faz as retiradas e em que momento. Isso prejudica, entre outras ações, o gerenciamento adequado dos pedidos e das entregas junto aos fornecedores.
2. Ocorrência de erro nos cálculos
Pode-se argumentar que as planilhas fazem os cálculos automaticamente ao inserir um valor em uma célula. No entanto, é preciso que ela seja configurada corretamente. Além do mais, qualquer erro de digitação ou ao se adicionar um número pode comprometer o resultado.
Basta pensar que um erro de cálculo pode representar aumento de custos, atraso na entrega do projeto e o pior: problemas estruturais graves. Não dá para confiar toda a segurança da obra em cálculos incertos.
3. Perda do histórico de atualizações
Todas as atividades da obra e das próprias planilhas geram novas informações o tempo todo, mas cada vez que se faz uma alteração no documento, os dados antigos podem ser perdidos — e isso pode interferir no acompanhamento de resultados e do andamento da construção.
Mesmo que se crie um arquivo novo a cada alteração (o que é difícil até de imaginar, pela quantidade imensa de documentos que será gerada), é muito complicado conseguir comparar as diferentes versões. Assim, o mais recorrente é perder o histórico das informações sempre que as planilhas forem atualizadas.
4. Queda na produtividade
Os três riscos mencionados anteriormente demonstram que muitas vezes se perde bastante tempo apenas com o preenchimento e a correção das planilhas de gestão de obras — tempo esse que poderia ser gasto com outras atividades mais produtivas.
Por sinal, é comum ter um colaborador (ou até vários) responsável apenas pela gestão desses controles. Também pode acontecer de cada setor utilizar uma planilha para controlar somente suas atividades, o que compromete a integração do trabalho e uma visão completa do andamento das ações.
Enquanto o setor de finanças controla apenas as contas a pagar e a receber, por exemplo, o almoxarifado verifica as entradas e saídas de materiais estocados. Ou seja, se faltar qualquer material, é preciso enviar uma requisição para o setor de compras, que depois enviará a fatura para o financeiro. Tudo isso demanda muito tempo, prejudicando bastante a produtividade.
5. Dificuldade de controlar e integrar os colaboradores
No exemplo dado acima, vimos que cada colaborador ou setor trabalha separadamente, atualizando as informações somente da planilha com a qual controla suas atividades. Caso queira acionar outra área da construtora, o funcionário precisa passar por outros processos ou até contar com a boa vontade do colega.
Isso acontece porque, quando se faz a gestão por planilhas, cada um tem apenas a visão do próprio trabalho. Fica difícil entender o trabalho do outro, se colocar no lugar dele e ter uma visão completa do andamento da obra.
Além disso, ter várias planilhas difundidas pelos setores dificulta muito o trabalho dos gestores. É quase impossível acompanhar a produtividade dos colaboradores e corrigir erros sem um panorama completo da situação. Do contrário, também pode demandar muito tempo conferir cada uma das planilhas e as atividades feitas por diferentes colaboradores.
6. Aumento dos gastos com a resolução de problemas
Até agora falamos de diversos riscos no uso de planilhas de gestão de obras que comprometem a produtividade e, por consequência, a lucratividade. Ou seja, gasta-se mais dinheiro e tempo para se terminar um projeto.
Pior ainda: por não se conseguir acompanhar o andamento do trabalho dos colaboradores simultaneamente, perde-se muito mais ao se tentar resolver um problema. Isso já é problemático em qualquer empresa, mas pode ser fatal em uma obra.
Voltando aos erros de cálculos: imagine que um colaborador tenha errado ao calcular a quantidade necessária de um material que será usado na obra. Pode ser que se descubra esse ou outros erros apenas no final do projeto, sendo preciso recomeçar ou esperar muito tempo para a entrega de uma nova remessa do fornecedor.
7. Perda na qualidade dos projetos
Com tudo o que já foi dito, chegamos ao risco mais grave. Se a gestão dos projetos não é adequada, eles podem perder a qualidade. Uma etapa da obra feita de maneira incorreta já é o suficiente para provocar uma baixa na qualidade da construção entregue.
Essa perda de qualidade se reflete na queda da satisfação do cliente, que por sua vez, pode “manchar” a imagem da empresa. Afinal, clientes satisfeitos são os principais divulgadores do seu trabalho, mas se estão insatisfeitos, eles sempre acabam falando muito mais!
Todos esses riscos são hipotéticos e generalistas, de acordo com as situações normalmente vividas por profissionais da construção civil. Eles podem ser mais ou menos graves, dependendo do dia a dia e do tamanho da sua empresa. O ideal é que você não só verifique a efetividade das suas planilhas, como também reflita sobre os problemas que poderiam ser evitados caso elas fossem substituídas.
Se você pretende reduzir a ocorrência desses riscos, o melhor mesmo é substituir a planilha de gestão de obras por ferramentas mais eficientes. Com a tecnologia, pode-se minimizar esses riscos, gerando mais produtividade e lucratividade para o seu negócio.
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