Se você acompanha o nosso blog, sabe que gestão é um assunto importante para nós! Já falamos aqui sobre algumas das ferramentas de gestão mais utilizadas no aprimoramento de processos, como o Diagrama de Ishikawa e a Análise SWOT.
Isso por que, a qualidade dos serviços oferecidos pelas empresas tem se mostrado um diferencial necessário para o sucesso de um empreendimento. Mas para isso, é necessário ter processos que funcionam!
No post de hoje falaremos sobre uma das ferramentas de gestão mais conhecidas e utilizadas no mundo: o Ciclo PDCA. Continue lendo para saber tudo sobre essa ferramenta de controle de qualidade!
O QUE É O CICLO PDCA?
O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão de qualidade que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos de uma empresa por meio de quatro etapas, sendo elas: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).
Esse método é utilizado para encontrar a solução de problemas que não são facilmente visualizados, buscando acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa da forma mais eficiente possível. Note que, o foco aqui é o problema em si, e não as suas consequências.
Sua premissa básica é de que o planejamento estratégico não é algo estático, e por isso no decorrer de um projeto pode ser necessário alterá-lo. Isso significa que, a cada repetição, chega-se a um resultado diferente e todos eles se complementam.
Observar as soluções aplicadas, identificando se houve êxito ou não, também é fator importante para garantir que você alcance as metas e objetivos traçados. Só assim será possível avaliar quais os processos que vale a pena repetir ou aqueles que não geram resultados e devem ser evitados. Afinal, não é possível avaliar o que não se mede.
COMO APLICAR O CICLO PDCA NA MINHA EMPRESA?
Agora que você já entendeu na teoria o que é o ciclo PDCA, é hora de colocar a mão na massa. No decorrer desse exercício você entenderá que, não necessariamente, as etapas do Ciclo PDCA acontecerão de forma linear. A sigla é apenas uma forma de guiar o gestor pelas etapas necessárias para uma gestão eficiente da qualidade dos processos.
A seguir te mostramos o passo a passo para a execução desse método:
PLANEJAMENTO
Essa etapa do ciclo é primordial, pois tem foco no planejamento estratégico. Uma dica aqui é pautar o seu planejamento de acordo com os seus objetivos e metas, para que posteriormente seja possível definir o melhor caminho para atingi-los. Nessa fase é importante definir o problema e observar as suas particularidades, para que então seja possível identificar a sua raiz. Para isso, você pode contar com a ajuda do diagrama de ishikawa .
Por fim, é hora de traçar um plano de ação, descrevendo claramente o que precisa ser feito, por quem precisa ser feito, quando deve ser feito, os métodos que serão usados e o custo de implementar as ações.
EXECUÇÃO
É nesse momento que será colocado em prática todo o planejamento da fase anterior. Essa é uma das etapas mais importantes, por isso atente-se para não pular nenhuma etapa, e executar as atividades exatamente conforme o planejado. Lembre-se também de anotar e evidenciar os resultados, sejam eles bons ou ruins. É esse controle que permite o aprendizado!
CHECAGEM
Este é o estágio do Ciclo PDCA onde serão identificadas as possíveis brechas no projeto. No entanto isso só será possível se houver o mapeamento dos processos implementados ao final da sua execução.
Nessa etapa do processo, é possível comparar os resultados entre o antes e depois, bem como se foi possível alcançar a meta proposta. Se os resultados colhidos na checagem não forem satisfatórios, é recomendado que se volte a fase de planejamento – e assim dar início ao processo todo novamente!
AÇÃO
Bom, agora que você já identificou os principais desafios enfrentados na execução você tem duas opções: se ao chegar nessa etapa você percebeu que todos os desafios foram superados e as metas alcançadas, é hora de adotar o plano aplicado como padrão.
No entanto, se observar que algo não saiu conforme o planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que necessitam de melhorias – sempre visando o alcance de todas as metas estipuladas.
Se você chegou até aqui, já deve ter percebido que o Ciclo PDCA não prevê um fim para a sua execução. Assim, cada ciclo concluído dá início a outro, sucessivamente, até que seja possível estabelecer um padrão mínimo de qualidade para tornar os processos da empresa cada vez mais eficientes.
Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, pode ser aplicada tanto em projetos simples quanto naqueles mais complexos, já que ajuda no direcionamento da sua equipe na busca por melhorias contínuas e por oportunidades de aprimoramento dos processos.
É importante lembrar que, as adversidades encontradas na aplicação dessa ferramenta de gestão, também podem ser fruto de erros que vão além do campo de atuação de um profissional, como por exemplo incidentes naturais ou decisões governamentais que podem alterar o mercado no qual a empresa está inserida, exigindo ações imediatas para ajustar o projeto.
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