Como fazer o gerenciamento de expectativa em projetos?

Hoje em dia, o arquiteto não é só um idealizador ou um executor de ideias. O profissional também lida com ambições e com a realização dos sonhos das pessoas, seja na construção de uma casa ou de um negócio. Nesse sentido, uma das grandes dificuldades enfrentadas é fazer o gerenciamento de expectativa em projetos.

Afinal, nem sempre as coisas saem da forma desejada e no tempo planejado. Imprevistos podem ocorrer, o que é algo normal em qualquer ambiente de trabalho, mas principalmente na construção. Contudo, essas situações podem acabar gerando muitas frustrações nos clientes. Por isso, é fundamental que o arquiteto saiba gerenciar expectativas, conforme o andamento do trabalho.

Mas, como fazer isso de maneira eficaz e sem comprometer o sucesso do projeto? Perguntamos ao arquiteto Renato Feroldi, que nos deu várias dicas sobre o assunto. Continue a leitura do post para saber mais!

Qual a importância do gerenciamento de expectativa em projetos?

Corresponder à expectativa do cliente pode ser um grande desafio, pois, no geral, a partir do momento que se acaba de decidir tudo a respeito do projeto, o que resta a ele é esperar. E a ansiedade da espera pode ser acompanhada de insatisfação com o cronograma, com a falta de informações ou mesmo com o resultado da obra em si.

Se depois da expectativa inicial, o resultado for frustrante, o cliente acaba colocando a responsabilidade da insatisfação no arquiteto. Porém, nem sempre isso é verdadeiro. Segundo Feroldi, boa parte dos clientes se preocupam não com a gestão completa de obra, mas, sim, com o custo total. Nesse sentido, qualquer gasto extra e que precise de uma reorganização do cronograma pode gerar frustração.

Assim, o adequado gerenciamento de expectativa em projetos é indispensável tanto para o bom andamento da obra quanto para a manutenção de uma boa relação entre as duas partes. Além de ajudar a garantir a satisfação do cliente com o projeto atual, contribui para o trabalho conjunto em projetos futuros. Até porque um cliente satisfeito sempre pode recomendar um arquiteto, servindo de referência para outros projetos. 

Como fazer o gerenciamento de maneira eficiente?

Então, dado esse cenário, como é possível controlar as expectativas? Antes de tudo, é importante entender que cliente e arquiteto esperam coisas diferentes. Os clientes sempre vão querer o melhor serviço, pelo menor preço e de maneira rápida. Mas nem sempre isso é possível.

Enquanto profissional, o arquiteto deve sempre buscar fazer o melhor trabalho, dentro de prazos e orçamentos realistas e coerentes com o tipo de obra. Afinal, não adianta prometer um projeto que seja mais barato ou rápido para agradar o cliente, se não será possível cumpri-lo.

O cliente deve ter uma visão real sobre o projeto, conhecendo todas as variáveis. Portanto, no momento de desenvolver o cronograma de obras, é importante manter os pés no chão com relação aos prazos estimados. Além disso, uma prática importante é manter o cliente atualizado durante a execução da obra por meio de relatórios. 

O gerenciamento de expectativa em projetos depende de uma relação de total transparência. O arquiteto precisa passar todas as informações sobre o andamento da obra, de modo que o próprio cliente possa entender o motivo de algum atraso ou de revisão no orçamento.

Por sinal, é comum que profissionais menos experientes queiram demonstrar mais eficiência por meio da omissão de alguns fatos do cliente. Atenção para esse tipo de prática, que pode acabar prejudicando bastante a satisfação final do cliente, uma vez que nem sempre as coisas acontecem como previsto.

Dessa forma, o melhor é mostrar todos os detalhes do projeto, mantendo uma relação de confiança. A ideia é que o cliente seja um parceiro do projeto, participando de todas as etapas, o que já é muito eficiente para gerenciar a expectativa.

Como alinhar as expectativas do cliente, do engenheiro e do arquiteto?

Outro fator que afeta o gerenciamento de expectativa em projetos é que o arquiteto não é o único portador das informações. Quanto mais profissionais envolvidos na obra, maiores as chances de acontecerem problemas que geram frustração no cliente.

Assim sendo, é importante que arquitetos, engenheiros e toda a equipe de profissionais tenham acesso às mesmas informações, garantindo o alinhamento entre as partes. Para que isso seja possível, é imprescindível que haja uma boa comunicação entre todos os colaboradores de obra: não adianta tentar resolver tudo sozinho se o seu trabalho irá impactar no trabalho de outros profissionais.

Além disso, é importante ter tudo muito bem documentado e organizado para garantir que não haverá ruídos de comunicação entre os colaboradores de obra. A partir do momento em que se tem informações organizadas e confiáveis, fica mais fácil resolver ou evitar conflitos. Todos podem acessá-las sempre que for preciso para entender como está o andamento do projeto, fazendo constantemente as atualizações necessárias.

Como a tecnologia pode ajudar nessa missão?

Uma das maiores dificuldades em se fazer o gerenciamento de expectativas em projetos é justamente manter uma comunicação eficaz dentro de uma rotina tão corrida. Logo, como apresentar todas as informações aos clientes de forma transparente e tocar a obra ao mesmo tempo, quando se tem tantas pessoas envolvidas?

Nesse sentido, a tecnologia se mostra uma boa aliada para os arquitetos. Sobre isso, o arquiteto Renato Feroldi destaca que softwares de gestão, como o Veja Obra, podem contribuir para o compartilhamento de informações e a entrega de relatórios e de cronogramas ao cliente. Tudo sem a necessidade de envolvimento direto do arquiteto.

Com a própria ferramenta, já é possível acessar diretamente todos os dados. Não é preciso perder tempo com reuniões ou troca de mensagens e de e-mails, pois clientes, arquitetos e engenheiros podem acessar as informações do projeto sempre que quiserem, e de onde estiverem por meio da tecnologia em nuvem. 

Isso acontece porque o Veja Obra ajuda no controle de todos os fornecedores, viabiliza a troca de arquivos de forma rápida, permite o compartilhamento de orçamentos e plantas, entre outras funcionalidades. O mais interessante é que todos os dados podem ser visualizados e alterados em tempo real, sempre que necessário. Tudo isso facilita tanto na gestão da obra, quanto na justificativa de atrasos e gastos extras. Utilizando o Veja Obra,os clientes podem antecipar imprevistos, ou tomar as decisões corretivas necessárias assim que eles acontecerem. 

Portanto, o gerenciamento de expectativa em projetos depende de informações bem organizadas e de uma boa comunicação, mantidas continuamente entre todos os envolvidos. Para isso, uma ferramenta tecnológica como o Veja Obra pode fazer toda a diferença ao facilitar a gestão da rotina do projeto. O resultado é que os clientes terão expectativas reais e ficarão mais satisfeitos!

Gostou de saber mais sobre o gerenciamento de expectativa em projetos? Viu como a tecnologia pode ser uma aliada importante para isso? Aproveite, faça o teste gratuito do Veja Obra e surpreenda-se!