Sem dúvida, para garantir que o projeto seja executado conforme o planejado e de forma eficiente, o gerenciamento de obras requer controle rigoroso em todas as etapas.
Execução adequada e eficiência resultam em maiores ganhos para você. Por isso a organização e a acompanhamento de métricas, além de um bom relacionamento com clientes, são tão importantes. E dar conta de todas essas necessidades e ainda se concentrar no que é a sua expertise, de fato, é um grande desafio.
A boa notícia é que a tecnologia, hoje, consegue encurtar processos de gestão e tornar mais simples todos esses controles. Neste artigo, vamos mostrar como você pode utilizá-la a favor do gerenciamento de obras. Confira:
Por que investir em tecnologia?
Se você está habituado a fazer seus controles de forma manual ou utilizando recursos básicos, como planilhas eletrônicas, sabe que gasta um tempo considerável para fazer todos os registros.
Esse tempo pode ser ainda maior se não houver cálculos automatizados, o que exige que cada processo seja calculado individualmente — aumentando, inclusive, o risco de erros quanto a valores e controles orçamentários.
Assim, para um arquiteto que pretende aumentar sua carteira de clientes, podendo executar mais de um projeto ao mesmo tempo, começa a ficar inviável fazer todos os acompanhamentos necessários dessa forma.
A melhor resolução possível, nesse caso, é adotar soluções tecnológicas que facilitem tanto o gerenciamento financeiro quanto operacional. Vejamos então, em detalhes, como um software pode tornar mais simples o gerenciamento de obras:
1. Registra todas as informações, dados e etapas do projeto
A gestão de projetos depende, primeiro, do controle das informações. Isso pressupõe registrar a entrada e saída de recursos, prazos, andamento das etapas, orçamento, responsabilidades, entregas e demais ocorrências relativas ao canteiro de obras.
Tais registros são fundamentais não só para que você consiga verificar se os seus resultados financeiros estão sendo satisfatórios, mas também para facilitar o acompanhamento da execução da obra e prestar contas aos seus clientes.
Certamente, o contratante do serviço deseja saber como está o andamento do projeto e do orçamento vinculado a ele. Assim, mantendo um diário de obras onde seja possível detalhar cada informação, inclusive com imagens, você conseguirá informá-lo de forma prática e ágil.
2. Favorece a mensuração de resultados
Todos os dados registrados são importantes também para que você consiga aplicar métricas de controle financeiro e operacional. Afinal, como saber o lucro obtido, por exemplo, sem ter informações precisas sobre custos e receitas?
O mesmo vale para o cumprimento de prazos. É importante acompanhar qual é a margem de desvios de prazo para que sejam adotadas ações que evitem atrasos. Ainda, o desperdício é outra mensuração importantíssima. Controlar o percentual de perdas vai ajudá-lo a estabelecer práticas eficientes para utilização de materiais.
3. Aumenta o controle financeiro
A parte financeira é uma das mais sensíveis dos projetos, e dos negócios. Quando não existe um controle adequado, os custos tendem a ser maiores, e os ganhos, inferiores ao esperado.
Talvez você já tenha enfrentado uma situação em que projetou um retorno que, ao final, não se concretizou. Isso é comum, muitas vezes. O problema acontece quando não se consegue, nem mesmo identificar o que prejudicou o resultado.
Com o registro dos pagamentos efetuados pelos clientes, cumprimento de prazos financeiros e custos atrelados aos serviços prestados, fica mais fácil identificar onde está o problema, e corrigi-lo. Além disso, as chances de atingir as metas definidas aumentam.
4. Ajuda a organizar e acompanhar o orçamento
Cada projeto tem um orçamento específico. Se já é difícil controlar um o seu próprio orçamento, trabalhar com vários é ainda mais desafiador. Por isso, a precisão quanto aos custos com materiais e execução do serviço é fundamental para evitar que as despesas extrapolem a previsão.
É importante pesquisar e orçar todos os insumos necessários, assim como controlar o cumprimento do orçamento. E um software de gestão é valioso nessas horas, pois registra diariamente todas as despesas.
Dessa forma, é possível ajustar gastos pontualmente para, ao final, ficar dentro do limite estipulado.
5. Facilita a comunicação com clientes, equipe e fornecedores
De fato, uma das áreas mais favorecidas pela tecnologia é a comunicação. Dentre outras coisas, a agilidade no fluxo de informações propicia um melhor aproveitamento do tempo.
Diante disso, um sistema de gerenciamento de obras obrigatoriamente deve sanar essa demanda, já que o contato do arquiteto com a equipe de trabalho e seus clientes é diário, e pode ser necessário a qualquer momento.
Sem um recurso que permita uma interação on-line e instantânea, torna-se necessário estar presente in loco a cada nova ocorrência. Imagine quanto você pode aproveitar melhor o seu tempo se for possível se deslocar até o canteiro de obras com menor frequência!
Um software de gestão, portanto, facilita que todos os fatos sejam comunicados em tempo real. Com isso, a possibilidade de perda de informação no canteiro de obras é bem menor. Sem contar que esse recurso ainda facilita o contato com clientes.
6. Eleva a produtividade operacional
A adoção de tecnologia no gerenciamento de obras é tão importante para o sucesso dos negócios que é um dos focos do Sebrae Inteligência Setorial para o segmento da construção civil.
A entidade define que “utilizar os dispositivos móveis nas atividades da construção civil contribui para um maior controle da obra e permite que decisões mais ágeis e assertivas sejam tomadas”.
Ou seja, a chance de erros é minimizada graças à agilidade garantida pelos sistemas, sobretudo, nos dispositivos mobile. O Sebrae ainda detalha que essas ferramentas ajudam a aumentar a produtividade nas seguintes áreas:
qualificação da mão de obra;
retrabalho;
planejamento e controle;
layout do canteiro;
segurança do trabalho.
Como avaliar o custo-benefício do investimento em um software?
Como vimos, é fácil identificar as vantagens que a tecnologia oferece para o gerenciamento de obras. O que inibe os profissionais de utilizar essas ferramentas, muitas vezes, é a preocupação em relação ao custo do investimento.
Na prática, um sistema que melhora a produtividade e o controle dos processos gera mais resultados do que dispositivos. E isso pode ser comprovado matematicamente. Basta utilizar o cálculo do Retorno sobre Investimento (ou ROI, sigla para Return Over Investiment, em inglês).
Vamos supor que o seu objetivo principal, ao investir em um sistema de gerenciamento de obras, seja aumentar seus lucros graças ao melhor controle financeiro. Nesse caso, você precisa considerar o que investiu e o que ganhou, conforme a fórmula do ROI. Vejamos:
ROI = receita – custo / custo x 100
Aqui, a receita é o ganho obtido e o custo é o valor investido. Assim, considerando que seu lucro médio tenha aumentado 5%, passando de R$ 100 mil para R$ 105 mil, isso foi possível porque você adquiriu um sistema por R$ 500,00, por exemplo. Com base nesses valores, o seu retorno será o seguinte:
ROI = 5.000 – 500 / 500 x 100 ROI = 900%
Isso quer dizer que, para cada R$ 1,00 investido, você obteve R$ 9,90 de retorno. Simples.
Diante de tudo isso, a profissionalização da gestão não é mais um diferencial competitivo. É uma necessidade para quem quer alcançar uma boa posição no mercado. E, para tanto, é indispensável adotar a tecnologia aplicada ao gerenciamento de obras.
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